Sala konferencyjna wyposażona w odpowiednie urządzenia oraz meble jest fundamentem w trakcie wszelkich spotkań biznesowych, organizacyjnych czy szkoleniowych. Dodatkowym wymogiem jest to, aby charakteryzowała się jak największą neutralnością i uniwersalnością – cechy te pozwolą na przeprowadzanie w niej różnorodnych spotkań z wielu dziedzin.
Istotnym punktem przy tworzeniu optymalnej sali konferencyjnej jest już jej ogólna powierzchnia i kształt wnętrza – przy projektowaniu należy wziąć pod uwagę jak najwyższą łatwość w dojściu do gniazdek elektrycznych oraz możliwość komfortowego i mobilnego przeprowadzenia prezentacji. Rzutnik, telewizor oraz wszystkie inne technologiczne urządzenia, w które wyposażona jest sala powinny prezentować, co najmniej, dobrą jakość wyświetlania oraz prostotę obsługi – co wpłynie na płynność odbywającego się w pomieszczeniu spotkania. Taka sala nie powinna znajdować się także w hałaśliwym i głośnym miejscu. To znaczy, jeśli możemy zostać zagłuszeni przez odbywające się zajęcia w sąsiednim pomieszczeniu lub za oknem znajduje się centrum miasta lub duże skrzyżowanie to nie będzie to dobre miejsce na stworzenie w nim sali konferencyjnej. Charakteryzować się ona powinna ciszą i spokojem, które pozwolą na przeprowadzenie niczym niezakłócanej prezentacji/spotkania.
Niezmiernie ważnym elementem, który wpływa na postrzeganie sali konferencyjnej przez osoby w niej się znajdujące jest jej wyposażenie meblowe. Konferencyjne krzesła stanowić powinny filar takiego pomieszczenia, a zatem przedstawiać sobą wygodę oraz komfort użytkowania. Dobrze będzie, gdy meble te będą bardziej mobilne czy obrotowe. Z kolei biurka oraz stoły zajmować mają jak najmniej miejsca – tutaj dobrą ofertą będą konferencyjne składane stoły. Produkt ten cechuje się sporą funkcjonalnością i w zależności od naszych potrzeb będzie mógł zostać złożony lub rozłożony, co pozwoli na zaoszczędzenie miejsca.
